1              Allgemeine Informationen

2            Grundsätze des SIBL

Das SIBL misst dem Schutz personenbezogener Daten und der Wahrung der Privatsphäre große Bedeutung bei. Dies wird durch die Umsetzung einer eigenen Datenschutzrichtlinie des SIBL bekräftigt.

Das Vorgehen der Gemeindeverwaltung als öffentlicher Dienstleister basiert auf sechs Grundsätzen:

1. Das SIBL verwendet Ihre personenbezogenen Daten stets auf angemessene und vertrauenswürdige Weise.
2. Es verpflichtet sich, alle geeigneten technischen und organisatorischen Maßnahmen zu ergreifen, um die Sicherheit Ihrer personenbezogenen Daten zu gewährleisten, insbesondere deren Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit.
3. Sie haben das Recht, darüber informiert zu werden, wie Ihre personenbezogenen Daten verwendet werden. Das SIBL wird Ihnen gegenüber transparent sein, welche Daten erhoben werden und wie diese verwendet werden.
4. Wenn Sie Unsicherheiten hinsichtlich der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten haben, kontaktieren Sie uns bitte, damit wir Ihre Fragen so schnell wie möglich beantworten können.
5. Es werden alle notwendigen Maßnahmen ergriffen, um Ihre Daten vor Missbrauch zu schützen und sicher aufzubewahren.
6. SIBL arbeitet mit der Nationalen Datenschutzkommission (im Folgenden „CNPD“) mit Sitz in L-4361 Esch-sur-Alzette, 1 avenue du Rock’n’roll, zusammen.

3            Verhaltensregeln des SIBL

3.1          Was ist die Aufgabe des SIBL?

Das SIBL verpflichtet sich Ihre Privatsphäre zu schützen und sorgt für den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten. Diese Datenschutzrichtlinien erläutern, welche Arten von personenbezogenen Daten wir erheben und wie wir diese verwenden, weitergeben und schützen.

3.2        Zu welchen Zwecken werden die Daten verarbeitet?

Die Datenschutzrichtlinien gelten für personenbezogene Daten, die das SIBL im Rahmen seiner üblichen Geschäftstätigkeit erhebt, nämlich:

• Schwimmkurse entsprechend den Wünschen der Kunden organisieren.
• Die Liste der für Schwimmkurse angemeldeten Schüler verwalten.
• Die Schüler beurteilen, für ihre Gesundheit sorgen und die versicherten Risiken dokumentieren.
• Die Protokolle der Vorstandssitzungen archivieren.
• Auszahlung der Vergütungen an die Mitglieder.
• Wartung der gesamten IT-Ausstattung des SIBL.
• Sicherung der IT.
• Verwaltung der Rechnungen.
• Bearbeitung ausstehender Rechnungen.
• Sicherung des SIBL Gebäude. Eindringen und Unfälle dokumentieren. Im Zweifelsfall die Richtigkeit der personenbezogenen Daten überprüfen.
• Verwaltung der Kundenzahlungen.
• Prüfung der Bewerbungen für Stellen und Praktika.

3.3        Wer ist von der Datenverarbeitung betroffen?

Betroffen sind :

• alle Kunden des SIBL;
• jede Person, die das SIBL kontaktiert;
• jede Person, die die Website nutzt;
• Unterauftragnehmer von SIBL.

3.4        Wie werden Ihre personenbezogenen Daten gesammelt?

In diesen Datenschutzrichtlinien bezeichnen „personenbezogene Daten“ eine oder mehrere Informationen, anhand derer Sie direkt oder indirekt identifiziert werden können. Dazu gehören in der Regel Angaben wie Ihr Name, Ihre Anschrift, Ihre Zugangsdaten, Ihre E-Mail-Adresse und Ihre Telefonnummer. Wir können diese Informationen direkt von unseren Kunden erheben, bei denen es sich um natürliche Personen handelt.

3.5         Über welche personenbezogenen Daten verfügt das SIBL?

Als „personenbezogene Daten“ gelten Informationen, die es ermöglichen, Sie zu identifizieren oder identifizierbar zu machen. Dazu gehören insbesondere:

• persönliche Daten (Name, Vorname, Postanschrift, Adressen, Telefonnummer usw.);
• Zahlungsdaten;
• Informationen im Falle eines Sicherheitsvorfalls (vor Ort aufgenommene Bilder und Videos).

Wir setzen keine automatisierten Entscheidungsprozesse, einschließlich Profiling, im Sinne der geltenden Datenschutzgesetze ein.

Im Rahmen unseres Einstellungsverfahrens können wir öffentlich zugängliche Informationen über Sie auf beruflichen Netzwerken (wie LinkedIn) einsehen, um Ihre Bewerbung zu prüfen.

3.6        Auf welcher Rechtsgrundlage erfolgt die Verarbeitung?

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, wenn wir gemäß den geltenden Datenschutzgesetzen über eine gültige Rechtsgrundlage dafür verfügen.

Je nach Kontext stützen wir uns auf eine oder mehrere der folgenden Rechtsgrundlagen:

Vertragsdurchführung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten, wenn dies zur Erfüllung eines mit Ihnen geschlossenen Vertrags oder zur Durchführung von Maßnahmen auf Ihren Wunsch vor Vertragsabschluss erforderlich ist.

Dies umfasst beispielsweise die Pflege unserer Beziehung zu Ihnen, die Erbringung unserer Dienstleistungen sowie die Abwicklung der Rechnungsstellung und administrativer Aufgaben.

Wir verarbeiten personenbezogene Daten im Auftrag unseres B2B-Kunden gemäß den in einem Vertrag festgelegten Regeln und unter der strengen Aufsicht des Kunden, der als Verantwortlicher für die Verarbeitung dieser Daten fungiert.

Gesetzliche Verpflichtung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten, wenn dies erforderlich ist, um den gesetzlichen oder behördlichen Verpflichtungen nachzukommen, denen wir unterliegen. Dazu gehören beispielsweise Verpflichtungen in den Bereichen Buchhaltung, Steuern und Berichterstattung.

Berechtigte Interessen

Wir verarbeiten personenbezogene Daten, wenn dies zur Wahrung berechtigter Interessen erforderlich ist, sofern Ihre Grundrechte und Grundfreiheiten nicht gegenüber diesen Interessen überwiegen. Zu unseren berechtigten Interessen können gehören:

• die Verwaltung und Verbesserung unserer Dienste,
• die Gewährleistung der Sicherheit unserer Systeme und damit der Schutz unserer Mitarbeiter im Falle eines Angriffs,
• interne Verwaltungszwecke,
• Betrug oder Missbrauch zu verhindern.

Einwilligung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten manchmal auf der Grundlage Ihrer Einwilligung, beispielsweise wenn Website-Besucher Cookies akzeptieren oder wenn wir personenbezogene Daten von Beratern an potenzielle Kunden weitergeben, damit diese deren Kompetenzen und Zuverlässigkeit beurteilen können.

Sie haben das Recht, Ihre Einwilligung jederzeit zu widerrufen, ohne dass dies die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung beeinträchtigt, die auf der Einwilligung vor deren Widerruf beruhte.

3.7         Wie lange werden die Daten aufbewahrt?

Ihre personenbezogenen Daten werden so lange gespeichert, wie es zur Erfüllung der unten genannten Zwecke erforderlich ist.

Diese Fristen können sich jedoch aufgrund der Notwendigkeit, gesetzliche Verjährungsfristen einzuhalten, verlängern. Die Aufbewahrungsfristen sind im Verarbeitungsregister festgelegt und können in den Räumlichkeiten des SIBL eingesehen werden.

Je nach Zweck oder den Bestimmungen der Archivierungsgesetze kann die Aufbewahrungsfrist im Falle einer Aufgabe von öffentlichem Interesse verlängert werden. Nachfolgend sind die derzeit geltenden Aufbewahrungsfristen aufgeführt:

3.8        An wen werden Ihre personenbezogenen Daten weitergegeben?

In der Regel werden Ihre personenbezogenen Daten nicht an Stellen außerhalb des SIBL und der staatlichen Stellen, die die Mitarbeiterdatei verwalten, weitergegeben. Zugriff auf Ihre Daten haben nur Staatsbedienstete und Mitarbeiter des SIBL, die diese zur Erfüllung ihrer Aufgaben benötigen.

Ihre Daten können von Auftragsverarbeitern verarbeitet werden, die in unserem Auftrag tätig sind, insbesondere:

• unsere Buchhaltung;
• unser Webhost für Logdateien und Cookies;
• unser IT-Dienstleister.

Im Rahmen von Ermittlungen anderer Behörden (z. B. polizeiliche Ermittlungen, Gerichte) kann das SIBL veranlasst sein, diesen die für ihre Ermittlungen erforderlichen Informationen zur Verfügung zu stellen.

3.9        Werden Ihre personenbezogenen Daten an Drittländer (außerhalb der EU und der Partnerländer) übermittelt?

Es werden keine Ihrer personenbezogenen Daten an Organisationen außerhalb der EU übermittelt.

3.10   Wie werden Ihre personenbezogenen Daten geschützt?

Der Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten ist eingeschränkt, um unbefugten Zugriff, Änderungen oder Missbrauch zu verhindern. Zugriffsrechte werden nur den Mitarbeitern gewährt, die diese zur Erfüllung ihrer Aufgaben benötigen.

3.11     Was sind Ihre Rechte und wie können Sie diese geltend machen?

Die gesetzlichen Bestimmungen zum Schutz personenbezogener Daten, insbesondere die Rechte der von der Datenverarbeitung betroffenen Personen, gelten unter den entsprechenden Bedingungen und vorbehaltlich der vorgesehenen Ausnahmen und Abweichungen.

Bei Fragen zur Verarbeitung Ihrer Daten oder zur Geltendmachung Ihrer Rechte können Sie sich an den Datenschutzbeauftragten des SIBL wenden,

• Indem Sie eine E-Mail an folgende Adresse senden: dpo@itrust.lu;
• Oder per Einschreiben an:

Syndicat intercommunal Bettembourg / Leudelange (SIBL)

Tél. : +352 26 52 95 – 1

10, rue J.H. Polk, 3275 Bettembourg

und fügen Sie Ihrem Antrag eine lesbare und gültige Kopie Ihres Ausweises sowie gegebenenfalls die der Person bei, deren gesetzlicher Vertreter Sie sind.

Bei Fragen können Sie sich auch direkt an die Person wenden, die die Datenverarbeitung durchgeführt hat.

Sie haben das Recht:

1. eine Kopie der personenbezogenen Daten anzufordern, die das SIBL über Sie gespeichert hat;
2. das SIBL aufzufordern, Ihre personenbezogenen Daten in ihren Unterlagen zu berichtigen, zu aktualisieren oder zu löschen, und
3. jeden Missbrauch Ihrer personenbezogenen Daten zu melden.

Im Falle eines Antrags auf Löschung Ihrer Daten prüft das SIBL, ob keine anderen Verarbeitungszwecke oder Rechte einer anderen betroffenen Person vorliegen, die ihn zur Aufbewahrung der Daten verpflichten würden. In diesem Fall muss die Entscheidung begründet werden.

Bei einem Antrag auf eine Kopie Ihrer Akte wird das SIBL diese prüfen, um eventuelle Informationen über andere Personen zu entfernen.

Wenn Sie der Ansicht sind, dass Ihre personenbezogenen Daten nicht gesetzeskonform verarbeitet wurden, haben Sie das Recht, sich an die CNPD zu wenden (www.cnpd.lu) oder bei ihr eine Beschwerde einzureichen.