1              Informations générales

2            Principes du SIBL

Le SIBL confère une grande importance à la protection des données personnelles et au respect de la vie privée. Ceci est confirmé par la mise en application d’une politique de protection des données propre au SIBL.

Ainsi, la démarche de le SIBL en tant que service public repose sur six principes :

1. Le SIBL utilise toujours vos données personnelles de façon loyale et digne de confiance.
2. Elle s’engage à prendre toutes les mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de protéger la sécurité de vos données à caractère personnel et principalement la confidentialité, l’intégrité et la disponibilité de vos données à caractère personnel.
3. Vous avez le droit d’être informé sur la façon dont vos données à caractère personnel sont utilisées. Le SIBL sera transparente envers vous sur les données qui sont collectées et sur la manière dont elles sont utilisées.
4. Si vous avez des incertitudes quant à la façon dont vos données personnelles sont traitées, veuillez nous contacter afin que nous puissions répondre à vos questions dans les meilleurs délais.
5. Toutes les mesures nécessaires sont prises afin de protéger vos informations contre les abus et les conserver en toute sécurité.
6. SIBL coopère avec la Commission nationale pour la Protection des Données (ci-après, la CNPD), ayant son siège à L-4361 Esch-sur-Alzette, 1 avenue du Rock’n’roll.

3            Règles de conduite du SIBL

3.1          Quelle est la mission du SIBL ?

Le SIBL s’engage à protéger votre vie privée et veille à la protection de vos renseignements personnels. Ces règles de conduite sur le respect de la vie privée expliquent le type de données personnelles que nous collectons et la façon dont nous les utilisons, les divulguons et les protégeons.

3.2        Quelles sont les finalités des traitements ?

Les règles de conduite sur le respect de la vie privée s’appliquent aux données personnelles que le SIBL collecte dans la cadre de la gestion habituelle de son activité, à savoir :

• Organiser des cours de natation selon les choix des clients.
• Gérer le fichier des élèves inscrits à des cours de natation.
• Évaluer les élèves, assurer la santé, documenter les risques couverts par une assurance.
• Archiver les comptes rendus des délibérations du bureau.
• Payer les indemnités aux membres.
• Maintenir l’ensemble du matériel IT du SIBL.
• Sécuriser l’IT.
• Gérer les factures.
• Gérer les factures impayées.
• Sécuriser le site de SIBL. Documenter les intrusions et accidents. Vérifier l’exactitude de données à caractère personnel en cas de doute.
• Gérer les paiements des clients.
• Analyser les candidatures des postulants aux postes et de stage.

Les données peuvent aussi être utilisées à des fins de statistiques, de recherche, et d’archivage selon la législation en vigueur.[1]

3.3        Qui est concerné par le traitement de données ?

Sont concernés :

• tous les clients de SIBL ;
• toute personne qui contacte le SIBL ;
• toute personne utilisant le site web ;
• les fournisseurs de SIBL.

3.4        Comment vos données à caractère personnel sont-elles collectées ?

Dans ces règles de conduite sur le respect de la vie privée, vos « données à caractère personnel » signifient une ou plusieurs informations qui pourraient permettre de vous identifier soit directement, soit indirectement. Cela comprend généralement les renseignements tels que votre nom, adresse, identifiants, adresse de courriel, et numéro de téléphone. Nous pouvons collecter ces informations directement auprès de nos clients qui sont des personnes physiques.

Nous n’utilisons pas de processus décisionnels automatisés, y compris le profilage, au sens des lois applicables en matière de protection des données.

Dans le cadre de notre processus de recrutement, nous pouvons consulter des informations vous concernant accessibles au public sur des plateformes de réseautage professionnel (telles que LinkedIn) afin d’évaluer votre candidature.

3.5         De quelles données à caractère personnel dispose le SIBL ?

Comme « données à caractère personnel », sont considérées les informations qui permettent de vous identifier ou de vous rendre identifiable. Il peut s’agir notamment :

• de données nominatives (noms, prénoms, adresse courrier, adresses, numéro de téléphone, …) ;
• de données des paiements ;
• des informations en cas de procédure d’incidents de sécurité (images et vidéos prises sur le site).

3.6         Quelle est la base légale du traitement ?

Nous traitons les données à caractère personnel uniquement lorsque nous disposons d’une base juridique valable pour le faire, conformément à la législation applicable en matière de protection des données.

Selon le contexte, nous nous appuyons sur une ou plusieurs des bases juridiques suivantes :

Exécution d’un contrat

Nous traitons les données à caractère personnel lorsque c’est nécessaire pour exécuter un contrat conclu avec vous ou pour prendre des mesures à votre demande avant la conclusion d’un contrat.

Cela comprend, par exemple, la gestion de notre relation avec vous, la fourniture de nos services, ainsi que la gestion de la facturation et des tâches administratives.

Nous traitons les données à caractère personnel pour le compte de notre client B2B conformément aux règles établies dans un contrat et sous la supervision stricte du client, qui agit en tant que responsable du traitement de ces données.

Obligation légale

Nous traitons les données à caractère personnel lorsque cela est nécessaire pour nous conformer aux obligations légales ou réglementaires auxquelles nous sommes soumis. Cela inclut, par exemple, les obligations en matière de comptabilité, de fiscalité et de déclaration.

Intérêts légitimes

Nous traitons les données à caractère personnel lorsque cela est nécessaire pour la poursuite d’intérêts légitimes, à condition que vos droits et libertés fondamentaux ne prévalent pas sur ces intérêts. Nos intérêts légitimes peuvent inclure :

• gérer et améliorer nos services,
• garantir la sécurité de nos systèmes et, par conséquent, protéger nos collaborateurs en cas d’attaque,
• des fins administratives internes,
• prévenir la fraude ou les abus.

Consentement

Nous traitons parfois des données à caractère personnel sur la base de votre consentement, par exemple lorsque les visiteurs du site web acceptent les cookies, ou lorsque nous communiquons les données à caractère personnel de consultants à des clients potentiels afin qu’ils puissent évaluer leurs compétences et leur fiabilité.

Vous avez le droit de retirer votre consentement à tout moment, sans que cela n’affecte la licéité du traitement fondé sur le consentement avant son retrait.

3.7         Quelle est la durée de conservation des données ?

Vos données à caractère personnel sont conservées pour la durée nécessaire à la réalisation des finalités susmentionnées.

Ces délais peuvent toutefois être augmentés par la nécessité d’appliquer des délais de prescription légaux. Les durées de conservation ont été définies dans le registre des traitements et peuvent être consultées dans les locaux du SIBL.

Selon la finalité ou les dispositions des lois sur l’archivage, la durée de conservation pourrait être tendue en cas de mission d’intérêt public. Voici les durées de conservations actuellement pratiquées :

3.8        Avec qui vos données à caractère personnel sont-elles partagées ?

En règle générale, vos données à caractère personnel ne sont pas partagées en dehors du SIBL et des entités de l’État gérant le fichier des salariés/employés. N’auront accès à vos données que les agents de l’État et les personnes travaillant au SIBL qui en ont besoin pour l’exécution de leurs missions.

Vos données peuvent être traitées par des sous-traitants agissant pour notre compte, notamment :

• notre cabinet comptable ;
• notre hébergeur web pour les journaux de connexion et les cookies ;
• notre prestataire IT.

Dans le cadre d’enquêtes d’autres autorités (p. ex. enquête policière, tribunaux), le SIBL pourra être amenée à leur fournir les informations nécessaires à leur enquête.

3.9        Vos données à caractère personnel sont-elles transférées vers des pays tiers (hors UE et pays partenaires) ?

Aucune de vos données à caractère personnel n’est transférée vers des organismes établis en dehors de l’UE.

3.10   Comment vos données à caractère personnel sont-elles protégées ?

L’accès à vos données à caractère personnel est restreint afin d’éviter tout accès non autorisé, modification ou utilisation abusive. Des accès sont octroyés uniquement aux membres du personnel qui en auraient besoin pour l’accomplissement de leur mission.

3.11     Quels sont vos droits et comment les exercer ?

Les règles légales en matière de protection des données à caractère personnel, notamment les droits reconnus aux personnes concernées par les traitements effectués sont applicables dans les conditions afférentes et sous réserve des exceptions et dérogations prévues.

Pour des questions relatives au traitement de vos données ou en vue de faire valoir l’exercice de vos droits, vous pouvez contacter le délégué à la protection des données du SIBL,

• en lui adressant un courriel à l’adresse suivante : dpo@itrust.lu;
• ou par courrier recommandé à :

Syndicat intercommunal Bettembourg / Leudelange (SIBL)

Tél. : +352 26 52 95 – 1

10, rue J.H. Polk, 3275 Bettembourg

tout en joignant à votre demande une copie lisible et valable de votre pièce d’identité ainsi que, s’il y a lieu, de celle de la personne dont vous êtes le représentant légal.

En cas de questions, vous pouvez aussi contacter directement la personne ayant effectué le traitement de données.

Vous avez le droit de :

1. demander une copie des données personnelles que le SIBL détient sur vous;
2. demander au SIBL de corriger, de mettre à jour, ou de supprimer vos données personnelles dans ses dossiers, et
3. de signaler toute utilisation abusive de vos données personnelles.

En cas de demande de suppression de vos données, le SIBL vérifiera qu’il n’y a pas de finalité autre ou de droits d’une autre personne concernée qui l’obligerait à les garder. Dans ce cas, la décision devrait être motivée.

En cas de demande d’une copie de votre dossier, le SIBL procèdera à une analyse de celui-ci afin d’en supprimer d’éventuelles informations sur d’autres personnes.

Si vous estimez que vos données personnelles n’ont pas été traitées conformément à la loi, vous avez le droit de contacter la CNPD (www.cnpd.lu) ou de déposer une plainte auprès d’elle.

[1] Articles 5 et 89 (paragraphe 1) du GDPR.